Bí quyết nâng cao hiệu suất công việc hiệu quả nhất

Dù bạn là nhân viên hay quản lý thì năng suất làm việc chính là yếu tố hàng đầu mà bạn cần quan tâm để đạt được mục tiêu trong công việc và cuộc sống. Trong bài viết dưới đây UNICA sẽ chia sẽ đến bạn đọc những bí quyết nâng cao hiệu suất công việc. Cùng tìm hiểu nhé!

1. Hiệu suất làm việc là gì?

Hiệu suất làm việc là khái niệm dùng để đánh giá hiệu quả công việc của một cá nhân hoặc một đội nhóm trong một thời gian cụ thể như buổi, ngày, tháng…. Hiệu suất có thể được đánh giá dựa trên khối lượng công việc mà một nhân viên, một đội nhóm có thể thực hiện được trong một khoảng thời gian nhất định.

2. Bí quyết tăng năng suất làm việc cho bản thân

1. Lên kế hoạch làm việc trong ngày

– Để làm việc hiệu quả, bạn hãy xây dựng cho mình một bản kế hoạch chi tiết những công việc cần phải hoàn thành. Điều này giống như việc bạn đã có đủ năng lượng và sẵn sàng giải quyết cả tá công việc. Đó có thể là kế hoạch chi tiết nhưng cũng có thể là những gạch đầu dòng công việc cần phải hoàn thành trong ngày. Hãy cố gắng thực hiện công việc đi đúng hướng và không rời xa mục tiêu đã đề ra.

– Khi bạn đã quen dần với việc lập kế hoạch thì bạn có thể bắt tay vào lên kế hoạch làm việc cho cả tuần vào buổi sáng thứ hai. Đây chính là cách giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc đến 150%. Tuy nhiên, bạn đừng quên xây dựng những kế hoạch dự phòng, công việc đột xuất trong ngày.

2. Ưu tiên làm những việc quan trọng

Có thể một ngày bạn sẽ phải giải quyết rất nhiều công việc có tên và không tên. Chắc hẳn rằng bạn không thể giải quyết tất cả chúng hoặc không thể giải quyết xuất sắc bất cứ việc gì. Chính vì vậy, bạn cần học cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và giải quyết chúng đúng hạn. Việc này sẽ giúp bạn duy trì năng lượng và năng suất làm việc hiệu quả cho đến cuối ngày.

3. Tích hợp những việc có cùng tính chất

Cách nâng cao hiệu suất công việc mà bạn không nên bỏ qua đó là tích hợp những công việc có cùng tính chất. Khi bạn lên lịch làm việc cho ngày hôm sau, hãy xem xét, sắp xếp nội dung công việc có cùng tính chất lại với nhau. Ngoài ra, bạn cũng có thể tập hợp những hành trình ở cùng một địa điểm làm việc. Điều này sẽ giúp bạn tăng hiệu quả công việc gấp nhiều lần.

4. Bắt đầu từ chính bản thân

– Để gia tăng hiệu suất làm việc, đầu tiên bạn cần bắt đầu từ chính bản thân. Hãy nỗ lực làm việc để góp phần thúc đẩy, nâng cao năng suất của công ty/doanh nghiệp. Điều này còn giúp bạn tìm ra được phương pháp phù hợp để áp dụng cho nhân viên của mình.

– Bạn nên tham khảo thêm khóa học “Bí quyết nâng cao hiệu suất cá nhân” của giảng viên Nguyễn Minh Tuấn trên UNICA để học cách quản lý thời gian, tăng hiệu suất công việc và cân bằng cuộc sống…

5. Đưa ra thời gian hoàn thành công việc

Với những ai có thói quen kéo dài thời gian, thường xuyên “nước đến chân mới nhảy” thì hãy thử đặt ra hạn chót những việc mà bạn cần phải làm mỗi ngày, rồi yêu cầu bản thân phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nào đó. Hạn chót công việc sẽ tạo áp lực lớn, bởi nó có thể làm tăng tốc độ hoàn thành công việc và khó có thể nới lỏng ra được. Điều này sẽ giúp bạn tập trung tinh thần trong lúc thực hiện nhiệm vụ được giao.

6. Làm việc trong khoảng 90 phút

Các nghiên cứu chỉ ra rằng, bộ não của chúng ta có thể tập trung vào một công việc bất kỳ trong khoảng từ 90 – 120 phút. Mọi người còn có một khoảng thời gian giải lao khoảng 20 phút để phục hồi năng lượng, cũng như đảm bảo hiệu suất trong những lần làm việc tiếp theo.

Nếu muốn tối ưu hóa năng suất, thì bạn hãy chia nhỏ ngày làm việc thành 4 – 5 phiên, mỗi phiên 90 phút. Trong mỗi phiên này bạn cần hoàn thành một số công việc cụ thể.

7. Dành thời gian nghỉ ngơi thường xuyên

Bạn có biết nghỉ ngơi trong quảng thời gian ngắn sẽ giúp duy trì sự tập trung tốt hơn, đồng thời ngăn cản sự suy giảm năng suất làm việc. Chính vì vậy, bạn hãy tạm ngưng tập trung vào một công việc từ 1 – 2 phút trong khoảng 2 – 3 giờ. Ngoài ra, bạn cần tập thể dục ít nhất 1 lần trong ngày. Đây chính là 1 trong 21 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua.

8. Áp dụng quy tắc 2 phút

Quy tắc 2 phút sẽ giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng với 2 nguyên tắc như sau:

– Làm ngay những công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút: Thực tế, có nhiều việc chưa đến 2 phút để làm nhưng vì thói quen trì hoãn nên công việc chất cao như núi. Do đó, bạn hãy rèn luyện cho mình thói quen làm việc nhỏ, nó chỉ tốn của bạn không đến 2 phút.

– Bắt đầu làm việc trong 2 phút để tạo một thói quen mới. Bạn có thể không hoàn thành một việc trong 2 phút, nhưng bạn hoàn toàn có thể bắt đầu chỉ cần 2 phút.

9. Hoàn thành tốt hơn hoàn hảo

Thay vì lãng phí thời gian khiến nó trở nên vô nghĩa thì bạn hãy cố gắng hoàn thành tất cả các công việc càng nhanh càng tốt. Sau đó, tiếp nhận feedback để chỉnh sửa. Hoàn thành tốt hơn hoàn hảo là 1 trong 21 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc.

Bạn sẽ nhận ra rằng bạn có thể hoàn thành các dự án nhanh hơn nhiều nếu bạn thực hiện nó trong 4 hoặc 5 “bản nháp”, thay vì cố gắng hoàn thành dự án sao cho hoàn hảo từ lần đầu tiên.

3. Tăng hiệu suất làm việc cho nhân viên

10: Áp dụng những phương pháp đã sử dụng cho bản thân

Bạn có thể chọn những phương pháp phù hợp với bản thân và áp dụng nó cho bộ máy nhân sự. Cụ thể như sau:

– Đặt ra deadline: Với bất kỳ dự án nào đi chăng nữa, nhân viên cũng cần có động lực để hoàn thành nó. Để làm được điều này bạn cần đặt ra mục tiêu và deadline rõ ràng cho họ.

– Ra quy định làm việc qua email: Việc chờ đợi người khác đọc mail sẽ tạo ra thói quen kiểm tra mail liên tục, gây lãng phí thời gian. Chính vì vậy, nếu nhân viên muốn có phải ngay lập tức thì họ nên gặp trực tiếp.

– Có những giờ nghỉ ngắn trong thời gian làm việc: Bạn có thể tạo ra các hoạt động như: cùng ăn trưa hàng tuần, chúc mừng sinh nhật…

>> Phương pháp tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên

11. Cho phép làm việc từ xa

Việc hoàn thành công việc vào lúc nào không quan trọng bằng việc hoàn thành công việc trong bao lâu. Do đó, hãy cho phép nhân viên làm việc linh hoạt tại thời điểm và nơi mà họ cảm thấy làm việc được tốt nhất. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo rằng họ biết rõ nhiệm vụ và mục tiêu cần thực hiện. Đối với những công ty đang trong quá trình xây dựng hệ thống thì làm việc cùng nhau sẽ tốt hơn.

12. Ghi nhận thành quả của nhân viên

1 trong 21 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc không thể không nhắc đến là ghi nhận thành quả của nhân viên. Nếu nhân viên được ghi nhận nỗ lực làm việc họ sẽ có thêm động lực làm việc. Bạn có thể khen ngợi họ trong cuộc họp và trao thưởng nếu họ có kết quả làm việc tốt.

Đừng quên ghi nhận thành quả của nhân viên

13 Xây dựng văn hóa làm việc có trách nhiệm

Khi nhân viên được trao quyền tự chủ trong công việc họ sẽ làm việc một cách tỉ mỉ hơn. Trao trách nhiệm có nghĩa là đưa cho nhân viên một định hướng rõ ràng về hành trình phát triển công ty, họ có đóng góp gì vào sự phát triển này. Nếu nhân viên hiểu được ý nghĩa công việc của họ thì họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn.

14. Làm việc theo nhóm

Đây là cách cải thiện hiệu suất công việc mà bạn nên thử. Phương pháp này sẽ khiến nhân viên làm việc cẩn thận hơn, vì họ không muốn làm ảnh hưởng đến cả team hoặc không muốn lép vế hơn so với những cá nhân trong nhóm. 

15. Tạo điều kiện cho nhân viên

Nhân viên có thể bị nhàm chán nếu lặp đi lặp lại một công việc. Chính vì vậy, hãy tạo điều kiện cho họ đa dạng hóa công việc hoặc cách làm việc bằng cách làm việc độc lập hoặc theo nhóm. Điều này không chỉ tạo được “làn gió mới” trong công việc, mà còn giúp phát triển kỹ năng của nhân viên. Bên cạnh đó, nhân viên còn có cái nhìn toàn diện về công ty khi được luân chuyển nhiều vị trí khác nhau.

Bạn hãy tạo điều kiện cho họ đa dạng hóa công việc 

16. Đầu tư vào đào tạo

Khi bạn đầu tư vào đào tạo, chắc chắn “bộ máy” nhân sự sẽ được cải thiện và nâng cao chất lượng hơn. Đây còn là cách khiến cho nhân viên có mong muốn đóng góp nhiều hơn cho công ty. Với bí quyết này, bạn hãy chú ý đến những quản lý tầm trung. Bởi họ chính là “lá bài” chủ chốt dẫn dắt team đi đúng hướng.

Do đó, những buổi đào tạo về lãnh đạo cho đội ngũ quản lý sẽ góp phần không nhỏ trong việc cải thiện và nâng cao năng suất của công ty. Đây chính là 1 trong 21 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc được nhiều người áp dụng thành công.

>> Cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên

17. Cải tiến trong bộ máy tổ chức

– Đặt ra một mức cơ bản: Bạn cần xác định được tổng doanh thu mỗi giờ làm việc, các dịch vụ/sản phẩm mà bạn cung cấp sẽ mất bao nhiêu thời gian, mất bao lâu để sản xuất sản phẩm…

– Xác định các mảng cần cải thiện: Bạn hãy xác định các mảng cần cải thiện một cách cụ thể. Như vậy mới đạt được mục tiêu dài hạn.

– Thiết lập quy trình thay đổi: Bạn cần thử nghiệm các quy trình mới để xem các chỉ số đặt ra có được cải thiện hay không.

– Đào tạo đội ngũ quản lý: Bạn cần đào tạo người quản lý, bởi họ là người trực tiếp quản lý nhân viên triển khai dự án.

18. Tiết kiệm thời gian và công sức nhờ công nghệ

Khi lựa chọn giải pháp công nghệ, bạn hãy chọn các giải pháp mất ít thời gian và công sức của nhân viên nhất. Bởi mục đích của việc sử dụng công nghệ là tăng hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian. Bạn còn chần chừ gì nữa mà không xắn tay áo lên thử bí quyết này trong 21 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc ngay thôi.

Hãy tiết kiệm thời gian và công sức nhờ công nghệ

19. Trang bị máy tính mới cho nhân viên

Chúng ta có thể sử dụng máy tính cũ để tiết kiệm chi phí đầu tư, thế nhưng nếu máy đã xuống cấp khiến thời gian loading quá lâu, chắc chắn sẽ làm giảm năng suất của nhân viên. Do đó, việc trang bị máy tính mới cho nhân viên không chỉ tiết kiệm được thời gian, mà còn cho nhân viên thấy lãnh đạo của họ luôn mong muốn nhân viên mình làm việc với công cụ tốt nhất. 

20. Cung cấp nền tảng công nghệ 

Nhân viên của bạn cần được hỗ trợ các sản phẩm công nghệ để cải thiện năng suất làm việc, ngay cả khi họ đang tranh thủ làm việc trong lúc chờ đợi. Một số sản phẩm công nghệ mà bạn có thể hỗ trợ cho nhân viên như:

– Điện thoại thông minh và máy tính bảng: Sản phẩm này cho phép nhân viên check mail và sửa tài liệu ngay cả khi di chuyển.

– Laptop: Đây là một công cụ không thể thiếu giúp nhân viên làm việc từ xa, nhưng chỉ khi nó được đồng bộ với program và máy tính của công ty.

– Nền tảng đám mây: Khi lưu trữ công việc và cộng tác trên nền tảng đám mây, mọi người sẽ làm việc dễ dàng hơn. Hơn nữa, nhân viên còn có thể truy cập vào hệ thống và làm việc từ mọi nơi.

– Nền tảng công nghệ cộng tác: Những công cụ giao tiếp như: Skype hoặc Google Hangouts… sẽ giúp nhân viên kết nối với nhau ngay cả khi họ không trực tiếp gặp nhau.

– Những chương trình có khả năng đồng bộ các thiết bị với nhau: Mọi thứ trên desktop cần có sẵn trong laptop, điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ. Việc này sẽ tạo ra một bộ máy nhân sự linh hoạt. 

21. Khuyến khích sử dụng ứng dụng nhắc việc

Sử dụng ứng dụng nhắc việc là 1 trong 21 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc sẽ khiến bạn bất ngờ với kết quả mang lại. Những ứng dụng To – do list sẽ giúp bạn đặt ưu tiên những việc cần làm dựa trên ngày hết hạn hoặc các chỉ số khác. Nhờ có ứng dụng này mà các dự án được hoàn thành đúng thời hạn. To – do list sẽ giúp nhà quản lý thấy được danh sách việc làm không chỉ của cá nhân, mà còn của tất cả nhân viên trong từng dự án cụ thể.

Sử dụng ứng dụng nhắc việc là 1 trong 21 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc

22. Đầu tư vào nhiều phần mềm phục vụ một lợi ích cụ thể

Những phần mềm được thiết kế với một mục đích cụ thể sẽ chuyên biệt và sử dụng dễ hơn cho từng mục đích cụ thể. Như vậy, nhân viên của bạn sẽ làm quen với công cụ làm việc này một cách đơn giản hơn để cải thiện năng suất.

Như vậy, UNICA đã gửi đến bạn đọc nhữngbí quyết nâng cao hiệu suất công việc. Mong rằng với những thông tin hữu ích này, các bạn đã có thể “bỏ túi” được nhiều bí quyết hay để gia tăng năng suất làm việc.

>> 5 sai lầm trong việc đánh giá nhân viên của nhà quản lý

Tags: Phát triển bản thân